Skutecznie doradzamy w komunikacji wewnętrznej!
|
|
 |
|
|
| Praca grupowa czyli jak oddzielić ziarno od plew |
| Autor: Grzegorz Kolasiński, Opublikowano: 2010-01-18 15:12:00 |
Praca grupowa to jedno z głównych haseł, które pojawia się przy okazji planowania funkcji wdrażanego intranetu. Doświadczenie podpowiada mi, że niestety nie wszystkie elementy pracy grupowej są jednakowo ważne. Kiedy na różnych spotkaniach i
konferencjach słyszę o niektórych z nich, staram się szybko wyjaśnić ich potencjał intranetowy lub chociaż zrobić tzw. "wielkie oczy", żeby przekazać mój do nich stosunek emocjonalny.
Co jest ziarnem a co plewami? |
Zacznijmy od tego najbardziej "odrażającego" elementu:
1. "Chat room" czyli po polsku: rozmowa na żywo za pomocą tzw. "czatów". Według mojej wiedzy, nikt nigdy w pełni nie wykorzystywał czatów w intranecie do profejsonaonej firmowej rozmowy. Nazwa "chat romm" używana jest w odniesieniu do rozmowy prowadzonej na żywo poprzez sieć komputerową. Najczęściej chodzi tu o synchroniczną komunikację polegającą na wymianie informacji tekstowych między osobami znajdującymi się w tym samym czasie w tym samym chat room'ie. Czasem jako dodatek do tych wiadomości tekstowych stosuje się możliwość zmiany otoczenia chat room'u czyli jego wyglądu, ikonek użytkowników itp. oraz możliwość prowadzenia rozmów audio. Najnowszą modą jest korzystanie również z podłączonych kamer tzw. web camów. Brzmi co dość atrakcyjnie ale nie jako element intranetu. Pracownicy firmy najczęściej sięgają po telefon, telekonferencję, komunikatory internetowe czy korporacyjne bądź inne formy błyskawicznej wymiany informacji. Niestety komunikatory wykorzystywane są raczej jako narzędzie prywatnego kontaktu, a to z kolei powoduje, że firmowe działy IT blokują w ogóle możliwość uruchamiania.
2. Forum dyskusyjne
Forum dyskusyjne to bardzo dobry sposób na tworzenie firmowej bazy wiedzy. Niestety nikt nie chce brać tego narzędzia na poważnie. Działy komunikacji wewnętrznych dwoją się i troją tworząc nowe tematy do dyskusji do których jakoś nikt się nie pali. Dlaczego tak się dzieje? Dlaczego forum dyskusyjne jest w firmowych intranetach żenująco puste bądź wypełnione banałami? Tutaj trzeba spojrzeć na samą ideę forum dyskusyjnego. Jest to narzędzie do asynchronicznej wymiany informacji między osobami, które emocjonalnie zaangażowane są w temat o którym jest dyskusja. Wszystkie tematy firmowe stoją tutaj na przegranej pozycji. Każdy pracownik podświadomie i w naturalny sposób chroni posiadaną przez siebie wiedzę, traktując ją jako źródło swojej wartości. Oczywiście każdego można przekonać do dzielenia się tą wiedzą ale forum dyskusyjne jest narzędziem w 100% opartym na wewnętrznej potrzebie a nie na narzuconym przekonaniu czy rozporządzeniu.
W sieci Internet to co innego, tam każdy chce dyskutować, przekonywać do swojego zdania bądź wręcz pokazywać swój potencjał związany z posiadaną wiedzą.
Mam też dobrą wiadomość dla wielbicieli tej funkcji. Forum dyskusyjne można wkomponować w większe rozwiązanie, tzw. bazę wiedzy ogólnofirmowej, gdzie forum nie będzie zmuszało użytkowników lecz będzie naturalną metodą rozmowy o doraźnych problemach i potrzebach użytkowników.
3. Komentarze/dyskusje
Komentarze czy też proste dyskusje są formą forum dyskusyjnego ale bazującego na impulsie spowodowanym przeczytanym właśnie artykułem, ogłoszeniem czy też zamieszczonym dokumentem. I tak właśnie najczęściej komentarze są stosowane, jako dodatkowy element modułów informacyjnych. Zaletą takiego podejścia jest niewymuszone korzystanie z ich istnienia. Jeżeli są puste, nie jest to w żaden sposób żenujące i nie stanowi porażki narzędzia. Z drugiej strony bardzo często dostarczają możliwość błyskawicznego przekazania swojej opinii na temat przeczytanego materiału bądź innego komentarza. W przeciwieństwie do „sztucznego” forum dyskusyjnego, komentarze działają na podświadomość pracowników, prowokując ich wręcz do dzielenia się własnymi wiedzą, opiniami i emocjami. Komentarze dają możliwość rozmowy z intranetem.
4. Eroom'y czyli obszary robocze
Eroomy umieściłem w punkcie 4. Ta gradacja wykorzystania narzędzi komunikacyjnych sugeruje, że punkt 4 będzie jeszcze lepszym sposobem na wymianę informacji. Tak jest rzeczywiście. Jeżeli czytelniku chociaż raz brałeś udział w jakimkolwiek projekcie firmowym, np. wypracowaniu nowego logo bądź barw firmowych, organizowaniu dużej i ważnej konferencji, wdrożeniu ważnego systemu informatycznego, itp., to łatwiej będzie ci zrozumieć i docenić istnienie obszarów roboczych czy też obszarów projektowych z całym bogactwem kalendarzy, bibliotek dokumentów, ogłoszeń i zgłoszeń, list kontaktów i innych elementów wymiany i gromadzenia informacji. Eroom'y mają sprzymierzeńca w postaci ogólnofirmowych procedur i rozporządzeń wymuszających na pracownikach standaryzację pracy z informacją bezpośrednio związaną z biznesem firmy.
5. Praca nad dokumentami, obiegi i procesy
Punkt piąty, zarazem ostatni i najbardziej wyrafinowany sposób na komunikację pracę grupową w firmie. Jest to temat "rzeka" więc o nim będzie najkrócej bo wymaga osobnego artykułu czy też opracowania. Przykładem takiego procesu jest obieg i akceptacja faktur, więcej na ten temat w artykule kolegi z portalu "Obieg faktur a komunikacja wewnętrzna" autor Aleksander Sala.
Podsumowanie:
Pięć punktów i pięć różnych pod względem ważności i sensowności narzędzi pracy grupowej.
Mam nadzieję, że i ty czytelniku, kiedy mowa będzie o chat room'ie to z politowaniem pokiwasz głową ale kiedy ktoś wspomni o obszarach roboczych lub procesach to z radością uściskasz rozmówcę jako twoją komunikacyjnie bratnią duszę.
Powyższe podejście jest oczywiście tendencyjne i obarczone skażeniem profesjonalnym. Narzędzia są po to by je stosować i to od sposobu wykorzystania zależy, czy i ile wniosą do poprawy komunikacji wewnętrznej firmy.
|
 Grzegorz Kolasiński
Absolwent Politechniki Łódzkiej Wydziału Fizyki Technicznej i Matematyki Stosowanej. Dysponuje szerokimi kompetencjami we wdrażaniu technologii Microsoft w tym: SharePoint Portal Server, Enterprise Project Management (EPM) oraz certyfikatami MCTS, MBS oraz MCP.
Zrealizował kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych z obszaru zarządzania informacją. |
|
|
|
|
|
|
 |
| KNOW-HOW w działaniu! Jak zdobyć przewagę konkurencyjną dzięki zarządzaniu wiedzą |
| Jan Fazlagić |
|
 |
| The Human Side of Intranets |
| Jerry W. Koehler (Editor), Thom Dupper, Marvin D. Scaff, Patti Paxson, Fred Reitberger |
|
 |
| The Corporate Intranet |
| Ryan Bernard |
|
 |
| The 21st Century Intranet |
| Jennifer Stone Gonzalez |
|
