MTH (Must To Have) intranetu, to absolutny trzon, lub lepiej: zestaw zębów trzonowych, których obecność decyduje o tym, czy pożywka informacyjna będzie dokładnie przemielona i łatwo strawna, czy też będą istniały ubytki, doskwierające użytkownikom intranetu. Poniższa lista 15 najważniejszych modułów intranetowych nie jest przypadkowa, nie jest też wyłącznie wytworem wyobraźni powstałym dla potrzeb tylko tego artykułu. Poniższa lista jest w dużym stopniu moją obserwacją i kwintesencją potrzeb firm, z których intranetami kiedykolwiek się zetknąłem.
1. Książka kontaktów firmowych, książka telefoniczna
Książka telefoniczna pełni w organizacji bardzo ważną, integrującą rolę. Elementem takiej książki zwykle jest wyszukiwarka, która pozwala na szybkie odnalezienie poszukiwanej osoby, której opis zawiera zdjęcie, dane kontaktowe, opis stanowiska lub inne, dodatkowe informacje, np: zakres obowiązków. 2. Baza kontaktów zewnętrznych
Kontakty zewnętrze są równie ważne jak wewnętrzna książka telefoniczna. Współdzielenie i wspólne aktualizowanie bazy kontaktów jest elementem zarządzania bazą wiedzy w ramach całej organizacji. 3. Aktualności firmowe
W każdej organizacji istnieje potrzeba przekazywania informacji między grupami pracowników. Od Zarządu do wszystkich pracowników o tym, że w grudniu będą podwyżki. Od działu Kard do wszystkich pracowników o tym, że w styczniu jest dodatkowy wolny dzień. Od działu Marketingu do wszystkich pracowników o tym, że od jutra obowiązują nowe szablony dokumentów, itd. 4. Ogłoszenia pracowników
Rozwijając dalej myśl z punktu poprzedniego, jedną z naturalnych potrzeb jest w szczególności wymiana informacji bezpośrednio miedzy pracownikami. Każdej informacji. Nawet o tym, że ktoś ma do sprzedania małego fiata, bądź szuka mieszkania do wynajęcia lub odda kotka w dobre ręce. W intranecie jak w życiu. Im więcej będzie zaspokojonych naturalnych potrzeb, tym będzie bardziej potrzebny. 5. Dyskusje firmowe
Kolejnym elementem zaspokajającym naturalne potrzeby jest rozmowa. Intranet daje możliwość nie tylko samej rozmowy na odległość, ale co ważniejsze dzielenia się tą rozmową z innymi. Dyskusje firmowe to również sposób na budowanie bazy wiedzy organizacji. 6. Ankiety i sondy pracownicze
Są w życiu takie chwile, kiedy każdy z nas chce pokazać, że jego głos się liczy. Tak jest podczas wyborów. Tak jest podczas jakiegokolwiek głosowania. Tak jest również w przypadku wszelkiego rodzaju sond. Tą naszą skłonność zawsze najlepiej wykorzystują moduły ankiet i sond pracowniczych. 7. Baza dokumentów firmowych
O jakie dokumenty najczęściej pytamy w dziale Kadr? Jakie dokumenty przysyła nam w mailach Sekretariat Zarządu? O jakie prosimy Marketing? Wniosek urlopowy, wzory dokumentów firmowych, KRS, statut, opisy produktów, szablony ofert, szablony umów, itp. Wszystkie wymienione i jeszcze więcej, to podstawowy zbiór dokumentów, które w intranecie powinny znajdować się w jednym, znanym dla wszystkich pracowników miejscu. 8. Baza wiedzy i szkoleń firmowych
Na jakie szkolenia wysłać nowego pracownika a na jakie "starego". A może dobrze, żeby to sam pracownik decydował o szkoleniach na które chce się zapisać? Najlepszym rozwiązaniem jest specjalne miejsce w intranecie poświęcone szkoleniom i magazynowaniu wszystkich materiałów szkoleniowych. 9. Galeria firmowa
Galeria firmowa najczęściej wykorzystywana jest jako element integrujący wszystkich pracowników. Zazwyczaj zawiera zdjęcia z imprez pracowniczych takich jak: wyjazdy firmowe, świąteczne uroczystości, szczególne spotkania pracowników, itp. 10. Przydatne linki
Ile razy szukaliśmy w internecie adresu www do restauracji na rogu czy też do witryny, w której znajdują się najnowsze uchwały sejmowe dotyczące przemysłu ciężkiego? Przydatne linki, linkownia, ulubione, to są wszystko nazwy tego samego rozwiązania, czyli sposobu na zebranie najczęściej szukanych odnośników. 11. Księga wypożyczeń
Ktoś kiedyś widział pewną książkę, stała w Dziale Marketingu na głównym regale. Dzisiaj jednak nikt nic o niej nie wie. Nie wiadomo kto pożyczył. Nie wiadomo na jak długo. Nie wiadomo czy nie zapomni i odda. Jedyny sposób na zapanowanie nad tego rodzaju problemami to właśnie moduł wypożyczeń, w którym tego typu informacje będą aktualizowane przez samych zainteresowanych.
12. Rezerwacja zasobów
Rezerwacja zasobów to kolejny obok księgi wypożyczeń naturalny sposób, na uporządkowanie informacji o korzystaniu z wybranych, ogólnofirmowych dóbr. Bo któż nie był w takiej sytuacji, że po przyjściu na spotkanie okazywało się, że nie ma wolnej sali bądź projektora. Albo kiedy chcemy wyjechać samochodem firmowym do klienta i samochód stoi właśnie w warsztacie na wymianie opon. Tego typu problemy znikają przy zastosowaniu modułu rezerwacji.
13. Wniosek urlopowy
Pracownicy firmy niechętnie zmieniają swoje przyzwyczajenia. Jeżeli coś się sprawdza w formie papierowej to po co to zmieniać? Wyjątkiem od tej reguły jest moduł elektronicznej akceptacji urlopu. Zarówno pracownik jak i Dział Kadr mają dosyć nieustających pytań o pozostały do wykorzystania urlop. Moduł urlopowy powinien więc dostarczać takiej informacji. Zarówno przełożony pracownika jak i dział Kadr moją dosyć ginących papierowych wniosków urlopowych a pracownicy chcą mieć czarno na białym, że urlop został zaakceptowany lub odrzucony. Moduł urlopowy godzi więc wszystkich.
14. Kalendarz
Nie ma jasnego przepisu na kalendarz firmowy ale jedno jest pewne, kalendarz musi być w intranecie. Czasem zawiera nieobecności pracowników, czasem ogranicza się do szczególnych wydarzeń firmowych, czasem jest to kalendarz, do którego sami pracownicy mogą wpisywać widoczne tylko dla nich wydarzenia. Sposoby wykorzystania są różne, ale idea wspólna: prezentacja wydarzeń ważnych z punktu widzenia organizacji. 15. Statystyki intranetu
Mogą to być: "Najczęściej klikane dokumenty", "Twoje najnowsze dokumenty", "Najczęściej odwiedzane strony", itp. Jednak statystyki nie zawsze są widoczne dla wszystkich pracowników, bo ich głównym przeznaczeniem jest dostarczenie danych do analizy odwiedzalności, którą powinien przeprowadzać opiekun merytoryczny portalu intranetowego, jeżeli chce dowiedzieć się, które elementy, moduły są właściwie zaprojektowane a które nie. | 
Grzegorz Kolasiński
