STRONA GŁÓWNA
ARTYKUŁY
WYWIADY
AKTUALNOŚCI
INTERNALE
KONTAKT


KOLIBRO - Intranet & BPM Experts
Skutecznie doradzamy
w komunikacji wewnętrznej! KOLIBRO - Intranet & BPM Experts

Audyt Komunikacyjny - kluczowe narzędzie badawcze
Start, czyli komu i kiedy potrzebny jest intranet?
5 intranetowych mitów
Minimum 21 korzyści z wdrożenia Intranetu
Nominowani za Najlepsze Intranety i Komunikację Wewnętrzną w Polsce
Słownik ICBPM
Obieg faktur a komunikacja wewnętrzna
Motywowanie użytkowników intranetu
Human Resources Intranet
Tożsamość Intranetu


SharePoint.pl
Intranet Journal
AudytKomunikacyjny.pl
Intranet Road Map
Intranet Organization
Najlepsze intranety

5 intranetowych mitów
Autor: Grzegorz Kolasiński, Opublikowano: 2008-10-07 19:18:00

Czy UFO wylądowało w Chlewkach? Czy tajemnicze kręgi w zbożu powstały po to, żeby przekazać sygnały w kosmos? Podobnych mitów jest bardzo dużo, każdy z nich ma swojego autora i powtarzany jest bezmyślnie przez setki innych osób. Podobnie bywa z mitami związanymi z Intranetem.

W tym artykule przedstawię kilka z takich potocznych opinii, które niestety często są wymieniane także podczas rozmów klientów z firmami wdrażającymi Intranety.

Zacznijmy od razu z ciężkiego działa:

MIT 1: Intranet nie powinien kosztować więcej od witryny internetowej.

Niestety bardzo potoczne jest postrzeganie intranetu jako takiego wewnętrznego "internetu". Jako wieloletni zwolennik wszelkich działań mających na celu poprawę komunikacji wewnętrznej w organizacji, przyznaję, że ten mit sprawia mi niemal fizyczny ból.

Żeby zrozumieć na czym polega nieporozumienie, wystarczy zastanowić się nad przeznaczeniem obu narzędzi. Do czego służy nam witryna internetowa i do czego potrzebujemy intranetu.

Zwracam uwagę na dobór słów: "służy" i "potrzebujemy". Za moment, przy okazji następnego mitu, przedstawię główne różnice między nimi. Teraz jeszcze raz podkreślam, witryna internetowa i intranet mają inne przeznaczenie, są więc różnymi narzędziami. Tak jak Mały Fiat i samochód ciężarowy. Oba w nazwie mają słowo samochód, ale przewożą zupełnie inne towary, spełniają różne potrzeby. I właśnie Intranet jest tym samochodem ciężarowym.

MIT 2: Intranet powinien wyglądać identycznie jak firmowa strona internetowa.

Nie ma po temu najmniejszej przesłanki. Być może fakt, że oba są oparte o mechanizmy webowe, traktuje się jako wystarczający powód, żeby je utożsamiać. Ale to nieporozumienie. Przypomnę Małego Fiata i samochód ciężarowy.

Firmowe strony internetowe mają inne przeznaczenie, inny cel i co najważniejsze, zupełnie inną grupę odbiorców. Intranet powinien wyglądać inaczej, niż firmowa strona internetowa, żeby wyglądem podkreślać różnicę.

Pracownicy firmy zazwyczaj nieczęsto zaglądają na firmowe internetowe strony, bo tam nie ma dla nich interesujących informacji . Jednakowa wizualizacja internetu i intranetu ma więc dla nich znaczenie drugorzędne. A to przecież oni jako jedyni mogą zweryfikować wygląd obu narzędzi.

Rzućmy więc okiem na podstawowe różnice:

  Witryna internetowa Intranet
Przeznaczenie Przekaz marketingowy, dotyczący wizerunku oraz prezentacji produktów firmy Komunikacja wewnętrzna, baza wiedzy firmowej, praca grupowa
Odbiorcy
Przypadkowi przeglądający, którzy mają raczej niewielką wiedzę o firmie
Pracownicy firmy, zaglądający do Intranetu bardzo często
Czas życia informacji
Informacje przeznaczone do długiego prezentowania. Rzadko wprowadzane zmiany. Duża dynamika zmian wprowadzanych informacji.
Wygląd
Wygląd jako element przekazu marketingowego, stąd jego ważność Od wyglądu ważniejsza ergonomia i funkcjonalność. Wygląd pełni funkcję drugorzędną.

 


MIT 3: Im więcej możliwości, tym lepszy Intranet

Innymi słowy, im więcej funkcji posiada aplikacja intranetowa, tym sam intranet jest bardziej funkcjonalny. Nic bardziej mylnego! To prawda, że możliwości tworzą potencjał przyszłego rozwoju, ale prawdziwa wartość intranetu wyznaczana jest przez zupełnie inne parametry: użyteczność, skuteczność, kompletność, zawartość, itp.

Łatwo mogę sobie wyobrazić sytuację, w której firmowy intranet zbudowany własnymi siłami jest lepszy od aplikacji superwendorów. Wszystko sprowadza się do prostego pytania, czy nowe funkcje będą kiedykolwiek wykorzystane a co za tym idzie, czy ich obecność nie przeszkadza czasem w szybkim i sprawnych korzystaniu z zasobów intranetu.

Z doświadczenia wiem, że firmy tworzące komercyjne aplikacje intranetowe, próbują zawsze sprzedać wersję posiadającą najbardziej rozbudowane zaplecze funkcyjne (czytaj: są najdroższe). Postawa to naturalna z punktu widzenia sprzedawcy lecz niebezpieczna z punktu widzenia sukcesu wdrożeniowego.

Teraz kilka argumentów, dlaczego czasem warto zacząć od prostych rozwiązań:

  • Im więcej "przycisków", tym bardziej nie wiadomo co przyciskać
  • Z moich obserwacji wynika, że im bardziej wyposażona aplikacja, tym procentowo mniej jej możliwości jest wykorzystywanych. Tak jakby nie wiadomo było od czego zacząć.
  • Im "poważniejsza" aplikacja, tym trudniej rozpocząć wdrożenie, bo trzeba przygotować większy budżet, co z kolei opóźnia punkt startu projektu wdrożeniowego.

Można by podać jeszcze kilka takich przykładów, ale już te trzy pokazują istotę mitu.

 

MIT 4: Zabezpieczenia "na zewnątrz" są ważniejsze od wewnętrznych

Hakerzy, wirusy, konie trojańskie i inne zwierzęta to najczęściej postrzegane niebezpieczeństwo atakujące nas z zewnętrznego świata. Boimy się tych niebezpieczeństw i staramy się przed nimi uchronić. Z drugiej strony Intranety często pozbawione są mechanizmów kontroli praw dostępu do poszczególnych informacji. Przyczyną takiego podejścia jest "zaufanie" do pracowników, którzy są przecież częścią naszej firmy. Jest to fałszywe zaufanie, ponieważ często niebezpieczeństwo utraty danych polega na nieświadomym działaniu, w którym poziom zaufania nie ma przecież znaczenia.

Podsumowują ten punkt, można by wyliczyć kilka ważnych aspektów bezpieczeństwa wewnętrznego:

Techniczne:

  • Wprowadzenie mechanizmów autentykacji użytkowników
  • Wprowadzenie mechanizmów kontroli dostępu do zasobów

Metodyczne:

  • Wprowadzenie polityki dostępu do zastrzeżonych informacji. Nie każdy do wszystkiego, tylko określone grupy/osoby do wyznaczonych zasobów
  • Formalizowanie dostępu do zastrzeżonych informacji. Nie na zasadzie działania ad hoc ale raczej poprzez sformalizowany i udokumentowany system wystąpienia o prawa i ich przydzielanie.

 

MIT 5: Lepiej napisać niż kupić gotowe narzędzie, i ... odwrotnie

Czyli mit o wyższości Świąt Bożego Narodzenia od Wielkanocy i ... odwrotnie. Bo tak naprawdę zależy to od punktu widzenia, czyli od wielu parametrów, które definiują prawdziwą potrzebę i metodę wdrożenia.

Tutaj można podać kilka przykładów na poparcie obu stron mitu ale przekonanych i tak nie przekonam.

Wersja 1 - dla przekonanych o tym, że lepiej kupić.
Jak policzymy wszystkie wydatki na programistów, czas stracony na wytworzenie aplikacji intranetowej, ubogość zawartości funkcjonalnej naszej aplikacji to konkluzja może być tylko jedna: oczywiście, że lepiej kupić gotowe rozwiązanie.

Wersja 2 - dla przekonanych o tym, że lepiej napisać.
Jak policzymy wszystkie wydatki na zakup produktu (licencje), rozbudowanie zespołu informatycznego do utrzymania systemu, zewnętrzne szkolenia informatyków, często nieprzewidywalne wcześniej wydatki związane z rozbudową (nie mamy prawa do kodu więc rozbudowa realizowana jest za pomocą drogich usług firmy zewnętrznej), to konkluzja może być tylko jedna: oczywiście, że lepiej napisać swoją aplikację.

Prawda jak zwykle leży gdzieś pomiędzy. W którym konkretnie tym "pomiędzy"? Odpowiedź na to pytanie zależy od bardzo wielu czynników. Ale to już temat na inny artykuł.




Grzegorz Kolasiński

Absolwent Politechniki Łódzkiej Wydziału Fizyki Technicznej i Matematyki Stosowanej. Dysponuje szerokimi kompetencjami we wdrażaniu technologii Microsoft w tym: SharePoint Portal Server, Enterprise Project Management (EPM) oraz certyfikatami MCTS, MBS oraz MCP.

Zrealizował kilkadziesiąt projektów wdrożeniowych z obszaru zarządzania informacją.


KNOW-HOW w działaniu! Jak zdobyć przewagę konkurencyjną dzięki zarządzaniu wiedzą
Jan Fazlagić
The Human Side of Intranets
Jerry W. Koehler (Editor), Thom Dupper, Marvin D. Scaff, Patti Paxson, Fred Reitberger
The Corporate Intranet
Ryan Bernard
The 21st Century Intranet
Jennifer Stone Gonzalez

Copyright (c) intranety.pl | Kontakt