A Sala: Intranet jako szczególny typ wdrożenia IT charakteryzuje się ścisłą zależnością pomiędzy informatyką a zarządzaniem. Oznacza to, że zasady funkcjonowania intranetu są pochodną działań zarządczych kierownictwa. Rozporządzenia wewnętrzne w naturalny sposób wyrażają decyzje kierownictwa w zakresie korzystania z intranetu. Pamiętajmy jednak, że wdrożenie każdego systemu informatycznego jest ingerencją w organizm organizacji. Ta organizacja do dnia wdrożenia intranetu funkcjonowała na określonych zasadach. Nawet nie spisane procedury wykształcili sami pracownicy korzystając z dokumentów czy komunikując się miedzy sobą. Codzienne zachowania pracowników i ich przyzwyczajenia powinny być uwzględnione w pierwszej kolejności przy ustalaniu nowych reguł. Aby zarządzenia wewnętrzne były akceptowalne nie mogą nieść za sobą szeregu nowych, nie przystających do rzeczywistości, procedur. Intranet ma upraszczać i kondensować realizację procedur. Nie można też, przy okazji regulacji korzystania z intranetu, zapomnieć o istnieniu innych kanałów komunikowania czy już istniejących baz informacyjnych. Idealnym podejściem jest przejęcie tych kanałów przez funkcje intranetu. Karygodnym jest dualne ich potraktowanie. Pomijając mnożenie kosztów, podejście to nieuchronnie prowadzi do ?schizofrenii informacyjnej?. Zatem aby intranet poprawił efektywność, obniżył koszty i zorganizował pracę, w procesie jego projektowania powinny być zaangażowane osoby posiadające kompleksową wiedzę o działaniu organizacji jako całości z uwzględnieniem zarówno aspektów technicznych, jak i organizacyjnych. Nieocenione jest wsparcie kierownictwa, wyrażone również jasnymi zarządzeniami wewnętrznymi.
eGov: czy osoby wchodzące w skład zespołu redakcyjnego winny mieć - oprócz swoich podstawowych obowiązków zapisane w zakresach zadań obowiązki związane z jego prowadzeniem?
A Sala: Pytanie to bezpośrednio wiąże się poprzednim. Uruchomienie intranetu poprzedzać powinny odpowiedzi na pytania związane z tym; jak firma definiuje relacje organizacyjne, jak te relacje przekładają się na procedury, jak zachęcić pracowników do dzielenia się informacją i wiedzą? Szczególnie ważni są twórcy informacji i zespół redakcyjno ? administracyjny. To od sprawności ich działania zależeć będzie stan intranetu ? finalnie jakość i aktualność informacji. Zapisanie w zakresie obowiązków zadań związanych z prowadzeniem intranetu daje kierownictwu instrument weryfikacji pracy w tym zakresie. Tym samym wyklucza niepotrzebne niedopowiedzenia i konflikty związane z interpretacją zakresu tych prac. Najważniejszą korzyścią związaną z określeniem tych zadań w zakresie obowiązków jest klarowna możliwość nagradzania i karania w tym zakresie. Uważam, że intranetowe zespoły redakcyjne powinny być wynagradzane za prace związane z utrzymaniem i redagowaniem serwisów intranetowych. Inne traktowanie jest nieuznawaniem bądź nieświadomością kierownictwa z korzyści posiadania intranetu. Takie projekty z góry skazane są na niepowodzenie.
eGov: czy serwis taki ściśle podlega rygorom przepisów o prawie prasowym?
A Sala: Prawo prasowe reguluje przede wszystkim zasady konkurencji i ochrony dóbr osobistych i majątkowych. Ogólnie rzecz ujmując dotyczy publikacji w warunkach rynkowych. Wewnętrzny serwis intranetowy temu prawu nie podlega ponieważ wpisany jest w wewnętrzne działania i procedury ustalane przez kierownictwo organizacji. Oczywiście działania zarządów organizacji podlegają ocenie właściwych organów ale regulują je inne nadrzędne przepisy np. Kodeks Pracy. Redagując serwis intranetowy warto jednak odnosić się do ustalonych praw i standardów ? często zdarza na się przykład tak, że artykuł opublikowany w intranecie staje się gotowym materiałem do publikacji na stronie www organizacji. A to już całkiem inna historia.
eGov: Czy w serwisie - który oprócz funkcji typowo informacyjnej spełnia także funkcje integracyjne - mogą być publikowane zdjęcia pracowników? Czy nie narusza to dóbr osobistych i przepisów o ochronie danych osobowych?
A Sala: Organizacja zobowiązana jest do ochrony danych osobowych pracownika na zewnątrz i wewnątrz jej struktur. Każdy pracownik ma prawo zaprotestować przeciwko publikacji jego zdjęcia w intranecie. Myślę jednak, że powinna w tym zakresie przyświecać zasada zdrowego rozsądku. Nikomu raczej nie powinno zależeć na ukrywaniu się w organizacji. Rozpoznawanie współpracowników jest ważnym elementem integracji zespołu tym samym efektywności jego działania. Przecież nikt nie protestuje kiedy w drukowanym biuletynie wewnętrznym opublikowane zostaną zdjęcia z ostatniego szkolenia czy wyjazdu integracyjnego. Pracownik podpisując umowę o pracę staje się częścią organizacji i jego wizerunek również w to się wpisuje. Poza służbami specjalnymi nie spotkałem się nigdy z klauzulą o anonimowości. Jeśli taka istnieje sprawa jest prosta.
Jak chodzi o płaszczyznę obecności pracownika w intranecie uważam, że ciężar położyć należy na system motywacji. Każde motywowanie wiąże się z procesem, w którym pracownik utożsamia się z obszarem motywacji. Również chcąc aktywizować pracowników w korzystaniu i zaistnieniu w intranecie, tę zasadę musimy przyjąć za nadrzędną. Każdy musi poczuć, że: ?Intranet to jest moje miejsce, dedykowane moim potrzebom. Dlatego w tym miejscu czuję się jak w domu; znam mój dom i jego domowników, lubię do niego wracać i czuję się w nim bezpiecznie, wiem jak rozmieszczone są jego pokoje i potrafię szybko odszukać potrzebne mi rzeczy, w moim domu zachowuję się naturalnie?. Być może moja definicja intranetu odbiera właściwą mu rangę ale dobitnie i najprościej kreuje kierunki motywowania pracowników w korzystaniu z tego narzędzia. | 
Redakcja INTRANETY.pl
